根據中國國家稅務總局的相關規(guī)定（主要是依據財稅〔2015〕119號文件及其后續(xù)的國家稅務總局公告2017年第40號的解讀），“其他相關費用” 是指與研發(fā)活動直接相關，但無法歸入以下五項具體費用類別的其他支出。
一、核心定義與范圍
“其他相關費用”是一個正列舉的兜底類別，主要包括以下內容：
- 技術圖書資料費：為研發(fā)活動而購買的技術書籍、期刊、標準、專利文獻等費用。
- 資料翻譯費：翻譯與研發(fā)活動相關的國外技術資料所發(fā)生的費用。
- 專家咨詢費：聘請外部專家（如高校教授、科研機構研究員、行業(yè)專家等）為研發(fā)項目提供咨詢、評審、論證等服務的費用。
- 高新科技研發(fā)保險費：為研發(fā)用的設備、儀器、軟件等購買的專門保險費用。
- 研發(fā)成果的檢索、分析、評議、論證、鑒定、評審、評估、驗收費用：包括但不限于：
- 科技成果查新檢索費。
- 對研發(fā)成果進行技術分析的費用。
- 組織專家對研發(fā)項目進行評議、論證、鑒定、評審、驗收所發(fā)生的會議費、評審費等。
- 知識產權的申請費、注冊費、代理費：為申請專利、軟件著作權、集成電路布圖設計等知識產權所支付的官方費用和代理服務機構費用。
- 差旅費、會議費：特別注意：這里特指為研發(fā)活動而發(fā)生的差旅費和會議費。例如，研發(fā)人員為考察技術、參加技術研討會、與合作方進行技術交流等發(fā)生的交通、住宿、會議場地等費用。
- 職工福利費、補充養(yǎng)老保險費、補充醫(yī)療保險費：特別注意：這是指直接從事研發(fā)活動人員的職工福利費、補充養(yǎng)老保險和補充醫(yī)療保險。
二、重要的限額規(guī)定（“10%”與“實際發(fā)生額”孰低原則）
這是計算“其他相關費用”扣除額時最核心、最容易出錯的環(huán)節(jié)。
政策規(guī)定：“其他相關費用”的總額，不得超過可加計扣除研發(fā)費用總額的10%。
計算公式如下：
允許加計扣除的“其他相關費用” = Min（實際發(fā)生的“其他相關費用”總額， 全部研發(fā)項目的其他相關費用限額）
其中，
全部研發(fā)項目的其他相關費用限額 = 全部研發(fā)項目“第1至5項費用”之和 × 10%/(1-10%)
公式解讀：
這個公式的本質是，將所有允許加計扣除的研發(fā)費用視為100%，其中“第1至5項費用”占90%，“其他相關費用”占10%。因此，通過“第1至5項費用”的總額，可以倒推出“其他相關費用”的最高限額。
舉例說明：
假設某公司2023年有兩個研發(fā)項目：
- 項目A：人員人工費用50萬，直接投入費用30萬，折舊費用10萬，無形資產攤銷5萬，新產品設計費5萬。其他相關費用實際發(fā)生8萬。
- 項目B：人員人工費用30萬，直接投入費用20萬，折舊費用5萬。其他相關費用實際發(fā)生7萬。
第一步：計算“第1至5項費用”總額
- 項目A（第1至5項）：50 + 30 + 10 + 5 + 5 = 100萬元
- 項目B（第1至5項）：30 + 20 + 5 = 55萬元
- 全部項目“第1至5項費用”總額：100 + 55 = 155萬元
第二步：計算“其他相關費用”的總體限額
- 限額 = 155萬元 × 10%/(1-10%) = 155萬元 × (1/9) ≈ 17.22萬元
第三步：比較實際發(fā)生額與限額
- 全部項目“其他相關費用”實際發(fā)生總額：8 + 7 = 15萬元
- 因為15萬元 < 17.22萬元，所以允許加計扣除的“其他相關費用”總額為15萬元。
最終，該公司2023年可加計扣除的研發(fā)費用總額為：155萬元（第1至5項）+ 15萬元（其他相關費用）= 170萬元。
假設加計扣除比例為100%，則當年可額外稅前扣除的金額即為170萬元。
三、總結與要點提醒
- 正列舉范圍：“其他相關費用”有明確的清單，不在清單內的費用不能歸集于此（如業(yè)務招待費、普通辦公耗材等）。
- 直接相關原則：所有歸入“其他相關費用”的支出，都必須能夠證明是與具體的研發(fā)項目直接相關。
- 限額計算是關鍵：必須遵守10%的總額限制規(guī)定，且是在企業(yè)所有研發(fā)項目之間匯總計算，而不是按單個項目計算。
- 與高新技術企業(yè)認定的區(qū)別：研發(fā)費用加計扣除的歸集口徑與高新技術企業(yè)認定的研發(fā)費用歸集口徑不完全相同，在實務中需注意區(qū)分，不能直接混用。
- 備查資料：企業(yè)需要準備好齊全的備查資料，如咨詢合同、專家簡歷及費用發(fā)票、差旅審批單及行程證明、會議紀要、知識產權受理通知書及繳費憑證等，以證明費用發(fā)生的真實性與相關性。
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